PRIVACY BELEID

Dit privacy beleid legt uit hoe VASTIMA omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met VASTIMA in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).

Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

VASTIMA hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. VASTIMA behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft VASTIMA evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van VASTIMA op dit gebied kent en begrijpt.

Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.

VASTIMA is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Haar coördinaten zijn: VASTIMA – Steenweg op Asse 36 / 1785 MERCHTEM - 0897.574.454.

VASTIMA is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. VASTIMA bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.

VASTIMA kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens VASTIMA en volgens de instructies van VASTIMA te verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijke zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van VASTIMA’ genoemd).

Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die VASTIMA kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met VASTIMA..

Hierbij wordt de context aangegeven waarin VASTIMA deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor VASTIMA de gegevens verwerkt.

Categorie	Voorbeelden	Context
1/ Identiteitsgegevens van de klant /opdrachtgever (verkoper of verhuurder) 2/ Identiteitsgegevens van kandidaat koper of huurder	Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres.	Deze gegevens worden door u verstrekt en verwerkt wanneer u inlichtingen aanvraagt, klant wordt, een bemiddelingsopdracht sluit of u registreert om de diensten van VASTIMA (online) te gebruiken, voor elke identificatie of gebruik. Deze gegevens kunnen onder meer door het inlezen van uw identiteitskaart worden verkregen.
Gegevens over het onroerend goed van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)	Eigendomstitel, stedenbouwkundig uittreksel, bodemattest, keuringattest van de elektrische installatie, EPC attest, informatie over de overstroomgevoeligheid, postinterventiedossier, informatie over de erfgoedwaarde	Deze gegevens worden door u verstrekt, dan wel in uw opdracht door VASTIMA opgevraagd bij de overheid of technische experten.
Gegevens van kandidaat huurder die verband houden met een voorstel van verhuurcontract	Informatie over beroep en werkgelegenheid, solvabiliteit, gezinssituatie, loon etc.	Deze gegevens worden verzameld met behulp van formulieren en contracten die u op uw verzoek invult.
Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst	Rijksregisternummer	Deze gegevens worden door u verstrekt Het nationaal rijksregisternummer wordt alleen gebruikt in de gevallen waarin de wet voorziet of vereist.
Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders)	Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres.	Deze gegevens worden door u als mede-eigenaar verstrekt aan VASTIMA wanneer VASTIMA de functie van syndicus uitoefent
Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus	Betalingsverrichtingen, inclusief namen en rekeningnummers, communicatie en referenties, kaartnummers, etc.	Deze gegevens hebben betrekking op uw verrichtingen als mede-eigenaar die door de syndicus worden gecoördineerd
Gegevens over de verrichtingen van VASTIMA met u	De informatie in verband met uw contacten met VASTIMA, per telefoon, e-mail, fax enz. en uw interacties op de webpagina’s aangaande VASTIMA, haar diensten of haar partners, op sociale netwerken enz.	Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en VASTIMA (bij ontmoetingen of evenementen, abonnement op een nieuwsbrief, sociale netwerken etc.)
Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant	Informatie over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie- en relatiekanalen, informatie over uw persoonlijke keuzes en levensstijl, privé of professioneel projecten, hobby’s etc.	Deze gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door VASTIMA zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze verklaring en haar wettelijke verplichtingen.

VASTIMA verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

VASTIMA verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. VASTIMA zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.

VASTIMA verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:

• Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op VASTIMA rusten
• Om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van dit contract bepaalde maatregelen te nemen
• Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van VASTIMA, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen
• In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.

WETTELIJKE VERPLICHTINGEN

VASTIMA dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat VASTIMA moet samen te werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.

Hieronder vallen onder meer:

• De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
• De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van medeeigendommen
• De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten

De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor VASTIMA uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

CONTRACTUELE RELATIES TUSSEN VASTIMA EN U ALS KLANT

Alvorens contracten te sluiten dient VASTIMA soms bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere :

• Te reageren op uw verzoek,
• U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract
• Een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten,
• Uw bemiddelingsopdracht te vervullen

In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient VASTIMA een aantal gegeven te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen VASTIMA worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.

Meer bepaald verwerkt VASTIMA uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:

• Beheer van lopende contracten / bestelde diensten
• Centraal management en algemeen beeld van de klanten
• Het beheer van uw vastgoed
• Het beheer van de mede-eigendom waarin u mede-eigenaar bent

VASTIMA kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.

GERECHTVAARDIGDE BELANGEN VAN VASTIMA

VASTIMA verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft VASTIMA ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

• Het personaliseren van de diensten van VASTIMA

• De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:

  • Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes
  • Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van VASTIMA, op basis van enquêtes bij klanten van VASTIMA, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (Twitter, facebook) gekoppeld aan VASTIMA,
• Toezicht op de activiteiten van VASTIMA, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van VASTIMA, de aard van de gestelde vragen van klanten etc.
• Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij wordt gebruik gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de betrokkenen
• De opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken,
• Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vindt u in ons Cookies Beleid.
• Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven)
• De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van VASTIMA of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

SPECIFIEK GERECHTVAARDIGD BELANG VAN VASTIMA : CONVENTIONELE DIRECT MARKETING

VASTIMA voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte panden en/of diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan VASTIMA onder meer:

• De diensten die u reeds gebruikt en uw socio-demografische gegevens beoordelen (leeftijd, familiale samenstelling, inkomsten enz.)
• Uw gedrag analyseren via verschillende kanalen (bezoeken/meetings, e-mails, bezoek aan de website, berichten via onze website), uw voorkeuren afleiden en hierdoor de informatie en de internetpagina’s die u hebt bezocht personaliseren,
• De advertenties op de webpagina’s aanpassen zodat ze voldoen aan de interesse die u heeft aangetoond via uw gedrag op onze website, sociale netwerken, in een kantoor of elders (bvb. bij gebeurtenissen waar VASTIMA aanwezig was),
• Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en indien nodig bij te werken
• De sleutelmomenten beoordelen waarvoor bepaalde diensten u het beste zouden uitkomen
• U gepersonaliseerde advertenties versturen per post, of telefoon

UW TOESTEMMING VOOR HET VERWERKEN EN VERZENDEN VAN ELEKTRONISCHE RECLAME (ELEKTRONISCHE DIRECT MARKETING)

VASTIMA kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient VASTIMA eerst uw specifieke toestemming te vragen.

Door dit privacy beleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.

VASTIMA behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

VASTIMA kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die VASTIMA bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.

In sommige gevallen is VASTIMA bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:

• Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken
• Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek

VASTIMA draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met :

• Het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties
• Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders
• Het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten
• De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie

VASTIMA dient uw gegevens ook over te maken aan online en sociale netwerkproviders, die VASTIMA gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten.

Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt VASTIMA ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. VASTIMA zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van VASTIMA en zijn gegevensbeschermingsbeleid.

VASTIMA bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.

VASTIMA zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van VASTIMA, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:

• 10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving
• 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van VASTIMA
• 7 jaar voor de boekhouding en verantwoordigingstukken van de verenigingen van mede-eigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus

Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

VII. HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD ?

VASTIMA hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging

VASTIMA neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van VASTIMA gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal VASTIMA onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal VASTIMA u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

RECHT VAN INZAGE, VERBETERING, BEPERKING, WISSING, OVERDRAAGBAARHEID VAN GEGEVENS EN VAN BEZWAAR

Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

• Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij VASTIMA. Dit betekent dat u VASTIMA kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.
• Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Een recht op beperking indien u bvb. de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die VASTIMA toelaat om dit te controleren
• Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Wanneer uw contract met VASTIMA een einde genomen heeft, kan u VASTIMA vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door VASTIMA op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij VASTIMA een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van VASTIMA (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). VASTIMA kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
• Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan VASTIMA heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u VASTIMA vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor VASTIMA.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan VASTIMA evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar VASTIMA / Steenweg op Asse 36 / 1785 MERCHTEM of per e-mail naar HALLO at VASTIMA pt BE of door het contactformulier op de website te bezoeken WWW.VASTIMA.BE.

RECHT VAN VERZET TEGEN HET VERZENDEN VAN ELEKTRONISCHE RECLAME

In IV.5 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.

U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:

• Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar HALLO at VASTIMA pt BE
• Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar VASTIMA / Steenweg op Asse 36 / 1785 MERCHTEM
• Door op de link “uitschrijven” (“unsubscribe”) te klikken onderaan een e-mail of elektronische nieuwsbrief die door VASTIMA is verzonden
• Door een verzoek te richten via de contactpagina op onze website

De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel VASTIMA niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring

RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN

Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:

• Per post : Steenweg op Asse 36 / 1785 MERCHTEM
• Per e-mail : HALLO at VASTIMA pt BE
• Telefonisch : 0478 69 30 78
• Via het contactformulier op onze website : WWW.VASTIMA.BE

U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.